Cómo ser una empresa resiliente al cambio

Hace unas cuantas décadas, quizás un siglo, la vida de una persona y su entorno podrían parecerse mucho desde su tierna juventud hasta su vejez; sin embargo, con el paso de los años y con la llegada de avances tecnológicos, todos y todas nos acostumbramos a que el cambio es parte de nuestras vidas, cada vez de forma más constante. Pero esto no significa que sepamos asumirlo y gestionarlo bien. Y esto también pasa en cualquier empresa, donde la vorágine de productividad, competitividad y ganancias fomenta que el cambio sea parte estratégica del progreso de la compañía.

En cualquier empresa sucede como con los cambios en nuestras vidas personales, y los cambios, especialmente los imprevistos, generan dificultades y, a veces, resistencia, y lograr sobreponernos para avanzar puede llegar a ser complicado. Y es que la gestión del cambio es un reto en el mundo empresarial. Sea por gusto o por necesidad, cuando una empresa debe cambiar es porque necesita adaptarse y evolucionar para crecer y seguir siendo competitiva en un entorno voraz.

Esto puede llegar a ser complicado incluso para la dirección, por lo que en este artículo revisamos algunas estrategias y consejos que toda empresa debería seguir para conseguir ser resiliente al cambio, e incluso fomentarlo con buena actitud entre su equipo, para seguir creciendo. Pero de una vez podemos adelantar que esta gestión exitosa del cambio se basa en tres pilares fundamentales: la comunicación efectiva, que es el más importante, la motivación para gestionar las resistencias, y la implementación de planes de acción.

1. Comunicación efectiva

Si vamos a la raíz de la cuestión, la principal razón por la que a casi todos y todas nos puede llegar a costar asumir los cambios es que generan incertidumbre. Me dejó mi pareja, ¿qué va a suceder ahora? ¿Cómo va a cambiar mi vida? ¿Será para mejor o para peor? Este tipo de preguntas que nos podemos hacer en cualquier cambio repentino en nuestras vidas personales las podemos plantear exactamente igual cuando hay cambios en la empresa.

Para afrontar este miedo a la incertidumbre, es esencial que la dirección de la empresa, o los responsables de cada equipo operativo, sean certeros con la comunicación. Esta comunicación deberá ser clara y efectiva para lograr transmitir que el cambio es algo necesario, que traerá beneficios para la compañía y para los y las trabajadoras y, además, que explique sus razones, porque no hay cambio que surja de la nada, y entender lo que está sucediendo en la empresa puede facilitar la digestión del proceso de cambio por parte del equipo.

Para lograr esta comunicación efectiva a la vez que se explican las razones, podemos seguir algunas líneas comunicativas sencillas:

1. Ten claras tus razones. Es imprescindible que quien deba comunicar la nueva visión que motiva el cambio entienda de dónde y por qué viene. Es una regla de oro de la comunicación: Debes comprender algo para poder explicar con eficacia. Tener las ideas ordenadas y estructuradas ayudará a que la comunicación de estos cambios cumpla su propósito fundamental y lo haga de forma convincente.
2. Fomenta el diálogo: Si bien las decisiones pueden estar tomadas de antemano y no haya espacio para el cambio, es importante que cuando la comunicación sobre este cambio fluye de arriba hacia abajo, las y los responsables de área dejen la puerta abierta para permitir las conversaciones bidireccionales. No se trata solo de escuchar quejas, sino también sugerencias que pueden permitir enfoques distintos e interesantes sobre cómo manejar este cambio. La gente tiene ideas: escúchalas. Con esto, además, lograrás crear un ambiente de confianza que mejorará el clima laboral en una etapa de ciertas turbulencias.

3. Usa todos los canales: Vivimos en una era donde tenemos más canales de comunicación que nunca, pero esto no significa que todo el mundo los use todos. A veces sucede que una persona responde mejor a una reunión presencial, otra a una llamada, otra a una entrevista uno a uno, etcétera. Si tienes posibilidad de hacer llegar tu mensaje a través de distintos canales, no lo dudes y úsalos todos.

    

   2.-Gestionar la resistencia

Esta es la segunda parte del primer punto, en realidad. Y es que, por mucho que te esfuerces y que comuniques tu mensaje con claridad, convicción y ofrezcas diálogo, siempre habrá parte del equipo donde esto no permee, y se genere una resistencia al cambio que amenazará con torpedear tu proceso de implementación. Estas son algunas estrategias que puedes seguir para romper estas barreras.

1. Involucra al equipo desde el principio: Esto lo puedes ver incluso como parte de la estrategia de comunicación; me explico: Si desde el principio involucras a la gente en este proceso de cambio, pidiendo sugerencias, opinión y animando a plantear dudas, tu comunicación será más efectiva y contribuirás a diluir la resistencia porque, recuerda, estarás reduciendo la incertidumbre de la gente sobre el cambio.
2. Motiva a la gente: Como mencionaba antes, cada persona reacciona diferente, a los canales de comunicación, y también al tono de la comunicación. Hay personas que reaccionan mejor ante la imposición y otras que necesitan más bien una mano amiga. Y piensa que si estás viviendo un proceso de cambio, puede ser que lo último que desees sea generar más nervios iniciando un proceso de despidos. Así que, no lo dudes, trata de mantener a la gente motivada: Explícales los beneficios del cambio, para la empresa pero también para ellos. Por ejemplo, que con estos cambios la empresa podrá crecer y se podrán mejorar sus prestaciones, o se podrá fomentar el crecimiento laboral y habrá promociones de rango. Busca por dónde.
3. Da apoyo y capacita. Esta motivación debe tener un seguimiento: No son solo promesas o palabras bonitas; si alguien necesita apoyo y capacitación, dáselo. Comprométete a brindar al equipo las herramientas que necesita para afrontar el cambio. ¿Estás transicionando de la era del retail a la era digital? ¿Estás incluso empezando a adentrarte en herramientas como la Inteligencia Artificial, el análisis de datos y el machine learning? Ayuda a tu equipo a usar estas herramientas para sacarles todo el potencial. Esto te garantizará reducir las resistencias y mejorar los ánimos y la motivación. 
4. Sé consistente y justo. Recuerda que parte de las dificultades que se generan en los procesos de cambio en una empresa es que es, por desgracia, muy fácil que surjan tensiones internas, incluso personales. Ten presente qué decisiones tomas, por qué las tomas. Incluso puedes anotar qué le dices a cada quien, qué propones y qué dejas de proponer para que nadie pueda echarte en cara que a alguien le diste algo que a otra persona no. Fomenta un ambiente de ecuanimidad y justicia y tendrás al equipo en paz.
5. Ten un plan de acción

Todo esto que estamos comentando te va a ser mucho más difícil de llevar a cabo si lo vas haciendo sobre la marcha. Improvisar es una de las peores ideas en una empresa, así que para que tu misión tenga éxito, vas a necesitar tener un plan y luego, claro está, necesitarás ejecutarlo y darle seguimiento adecuadamente. Para ello necesitarás tener los objetivos claros y saber de antemano cómo vas a medir que se estén cumpliendo (es decir, tienes que tener definido qué KPIs vas a usar). Para ayudarte, puedes usar como muleta las claves que en inglés llaman “SMART (“Inteligentes”; specific, measurable, achievable, relevant and time-bound), es decir, en español: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos.

Una vez tengas el plan, deberás pasar a ver cómo lo ejecutas, y en esta parte será importante que definas quién ejecutará qué, cómo lo ejecutará, cuándo lo ejecutará y para qué lo ejecutará. Es decir, que deberás implementar roles definidos y responsabilidades asignadas.

La última parte será la de dar seguimiento a los cambios a través de las KPIs previamente definidas y en los plazos estipulados en el plan. Con este seguimiento, podrás identificar los éxitos y las debilidades en el proceso de cambio, y esto último te permitirá hacer los ajustes necesarios y regresar sobre los puntos anteriores si algo de la comunicación está fallando. Recuerda que la comunicación, de jefes y jefas a empleados y empleadas y entre el equipo directivo, es fundamental que sea constante para mantener la retroalimentación y las ideas claras. Y que esto ayudará al éxito presente y futuro de tu empresa.